تجعلك تبدو ضعيفًا: عبارات يجب الابتعاد عنها في رسائل البريد الإلكتروني

لم تتغير طرق التواصل بالنسبة لأحبابنا وزملائنا في أماكن العمل فقط، ولكن مع العملاء أيضًا، وبخاصة بعد انتقال ساحة العمل إلى الإنترنت، صارت هناك قواعد وآداب يجب أن نكون على دراية بها كي نعرف أننا نسير بالاتجاه الصحيح المحترم وندير أعمالنا بسلاسة، خاصةً أنه لا يمكنك تقدير اللهجة أو المشاعر الكامنة وراء شاشة الكمبيوتر، لذا يتطلب الموضوع بالفعل طريقة رسمية للتعامل.

من أهم الطُّرُق الإلكترونية التي يتم التواصل من خلالها مع العملاء واستلام الردود وغيرها، هي البريد الالكتروني، وسواء أكنت تعلم أو لا، هناك آداب يجب التقيّد بها عند كتابة رسالة وإرسالها عن طريق الإيميل، هناك مقدمة وخاتمة وشُكر وامتنان، بالإضافة إلى ذلك، والأهم، هناك العديد من العبارات الشائعة المبتذلة، والتي تجعلك تبدو ضعيفًا أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني بدلًا من أن تبدو واثقًا بنفسك ومهذبًا، وتُعتبر بالفعل من الأشياء التي يجب تجنبها في آداب كتابة الرسائل عبر البريد الالكتروني، وإليك ما استطعت جمعه منها في هذا المقال.

لا أعرف إذا كان باستطاعتك مساعدتي.. I don’t know if you are able to help me

أو “لست متأكدًا إذا كان يمكنك ذلك ولكن.. (I’m not sure if you can, but)”، مجرد قراءة الجملة يمكنك الشعور بالضعف، والهوان، وأنك تمامًا تحت هذا الشخص. إن كتابتك لهذه العبارة تعني أحد أمرين: إما أنك تبيّن لهذا الشخص أنك غير متأكد ما إذا كان قادرًا على تسهيل إحدى الوظائف بالنسبة لك (بمعنى أن يعمل كواسطة وظيفية)، أو أنك تبين له أنك في مرتبة “أسفل” من مرتبته، وكأنك مطيع، أو عبد له وهو مشغول لدرجة أن تركع أمامه وتتوسل وتطلب الرضا.

عمومًا، لا يجب أن تطلب المساعدة بهذه الطريقة، وفي أي مستوى وظيفي من مستويات العمل، يجب أن يكون لديك فكرة عما يفعله زملاؤك، أو المدراء أو أي أحد موظف في المكان الذي تعمل به، لكلٍّ دوره، وعندما تريد طلب مساعدة من زميل ينبغي عليه أصلًا المساعدة، عندها لا يجب أن تتردد وتكتب الجملة السابقة.

فقط…. Just

“أنا فقط أريد أن.. (I just want to)” أو “مهلًا سيستغرق الأمر دقيقة فقط (It’ll just take a minute)” أو “أنا فقط أقول.. (I’m just saying)..

عبارات ضعيفة ضعيفة ضعيفة. قد تعتقد أنها مجرد كلمة “فقط”، كلمة واحدة صغيرة فعلًا لكن لها تأثير كبير جدًا، فعندما تستخدمها في جملك، سيشعر الطرف الآخر أنك تضيع وقته، لستَ جادًا، لست واثقًا، فإذا كان لديك شيء مهم قله، لا ترفقه بكلمة “أنا فقط أردت كذا..”، ستبدو أخرقًا.

حسنًا، أنا “فقط” أردت إعلامك بهذه النصيحة.. هل شعرت بمدى إهمال واستفزازية العبارة؟ هذا هو الضعف في الكتابة.

أنا فقط أردت التحقّق من.. I just wanted to check in

غالبًا ما نتصرف بطريقة مهذبة في الكلام عندما نريد أن نكون واضحين ومباشرين، أي نكون دايركت (direct)، وغالبًا، إذا بعثنا رسالة بريد إلكتروني ولم نتلقَ ردًا خلال مدة قصيرة، يدفعنا تهذيبنا إلى التحقق باستخدام عبارات مثل: “أنا أرسل هذه الرسالة فقط لأتحقق ما إذا كنت قد تلقيت رسالتي الماضية عن الفاتورة كذا..”، ما يعطي فكرة للطرف الآخر وكأنه قدم لنا الكثير، ونحن ننتظر منه أن يقدم المزيد، إنما في الحقيقة، أنت تبعث رسالة لتتحقّق من حقك الطبيعي، ربما فاتورة بيع وربما غير ذلك.

يبدو ذلك وكأننا نأسف لإزعاج هذا الشخص، الذي في الأصل يدين لنا بالفعل بالشرح والتبرير لإهماله رسالتنا، وبدلًا من ذلك، يجب أن يكون ردّك كالتالي: “لم تدفع فاتورتي، من فضلك أعرها بعض الاهتمام..”.

أتمنى أن تصلك هذه الرسالة وأنت في حالٍ جيدة I hope this email finds you well

هذه الجملة مبتذلة جدًا في عالم الأعمال اليوم، صحيحٌ أنك تريد إظهار الاحترام والتعاطف، وتبدو الجملة بالفعل لطيفة وغير ضارة، ولكن بحسب آداب التراسل في البريد الالكتروني، غالبًا ما تبدو هذه الجملة مفرطة المشاعر ما يجعلك تبدو كمبتدئ!

يقترح الخبراء تجربة عبارات أخرى تعبر عن اللطف، ولكن بدون مبالغة تنقص من قيمتك العملية، على سبيل المثال: “أتمنى أن يكون يومك – أو أسبوعك – جيدًا” أو مثلًا “هذه الأيام صعبة على أعمالنا جميعًا، ولكن أتمنى أن تسير خططك على ما يرام..”، ثم ابدأ بطلبك الرئيسي.

اقرا المزيد:فيسبوك تؤخر الاقتطاع من أرباح صناع المحتوى

أنا آسف.. I’m sorry

آسف على ماذا بالضبط عزيزي؟  ما لم تكن بالفعل قد فعلت شيئًا يستدعي اعتذارًا صادقًا في رسالتك الإلكترونية، لا تقل “أنا آسف”. وفقًا لمعايير محادثات العمل الإلكترونية، فإن بدء محادثتك بعبارات مثل “آسف على إزعاجك” أو “أنا آسف..” هي طريقة ضعيفة جدًا لإرسال رسالتك. يمكن أن يجعل ذلك موقفك أقل أهمية، ويجعلك تبدو سخيفًا أمام الآخر.

بدلًا من ذلك، أظهر لهذا الزميل أنك لا تقلّ عنه بشيء وأنك جزء من فريق العمل ولستَ تعمل لديه، لذا كُن أكثر ثقة بالنفس، وليس هناك من داعٍ للاعتذار إلا في حال المواقف التي تستدعي منك ذلك. يمكنك استبدال هذه العبارة بعبارات أخرى لتبدأ بها رسالتك، مثل “سأكون ممتنًا للغاية إذا أرسلتَ لي رأيك عندما يكون لديك الوقت الكافي..”.

أتوق لأسمع ردّك.. Looking forward to hearing from you

واحدة من أكثر عبارات رسائل البريد الإلكتروني شيوعًا، ويستخدمها الكثير من أصحاب العمل أو الزملاء سواء كانت رسالتهم عادية بصفة ودية أو احترافية للعمل البحت. ربما ليست سيئة كل السوء، في عالم الأعمال، يجب أن تكون نوايانا واضحة منذ البداية، أي أن نكتب بشكل مباشر عرض عملنا أو أيًا يكن.

مثلًا، في حال أردت أن تعرض على أحدهم فرصة عمل، بدلًا من كتابة “أتوق لسماع رأيك..” بعد السلام الرسميّ، يمكنك الدخول مباشرة في غرض الرسالة، موضوع العمل الذي تريد لهذا الشخص أن يتعاون معك فيه. قُل ما يتعين على هذا الشخص فعله بعد قراءة الرسالة، وإذا كان ممكنًا، حاول ترك رسالة بالوقت الذي تكون فيه متاحًا لإجراء مكالمة مع هذا الشخص، أو المراسلة أو حتى اللقاء، فهذا سيجعل الموضوع أسهل بالنسبة لكليكما.

أعتذر عن الرد المتأخر.. My apologies for the late response

غالبًا عندما يتأخر متلقي رسائل البريد الإلكتروني في الرّدود، يُرفق ردوده المتأخرة بهذه العبارة “أعتذر عن الرد المتأخر” كنوع من ترطيب موقف الإهمال والتأخر، ولكن يؤسفني أن أقول لك أنك وبكتابة هذه العبارة، أنت تقوم بإثارة غضب المُرسل  بدلًا من الحصول على تعاطفه أو حتى تقديره.

بدلًا من إرسال هذه العبارة والتي بالفعل أصبحت مبتذلة، ولا تعبّر أبدًا عن أسفك عن التأخر بالرد، إذا لم تتمكن من الرد بسرعة، حاول إظهار أسفك أو تقديرك لانتظاره لردك بطريقة أخرى. مثلًا: “شكرًا لك على الانتظار وصبرك عليّ حتى أتمكن من مشاهدة رسالتك والرد عليها من بين فوج الرسائل لدي..”، اقترح دائمًا اعتذارات لبقة وصادقة تعبر عمّا مررت به فعليًا وما سبب تأخرك.

أنا أشعر وكأن.. I feel like

أول ما يجب عليك فعله حتى تطوّر مهاراتك في كتابة ردود العمل في رسائل البريد، هو حدف كلمة “أشعر” نهائيًا من قاموسك. لا يجب أن تنقل رأيك حول شيء ما في العمل بالبدء بكلمة “أشعر”، وذلك لأنها تعبّر عن رأي ذاتي بحت أولًا، وأنك تُدخل العاطفة كثيرًا في مجال العمل، وهما شيئان يجعلانك ضعيفًا في المسار المهني، لذا يمكنك ببساطة استبدالها بعبارة “أعتقد (I think)”، إنها أكثر ثقة، وتجعلك تبدو واثقًا مما تفعله، لا مترددًا.

هل من الممكن.. Would it be possible أو هل ترغب في.. Would you like to

يجب ألّا نستخدم عبارات لغوية تشير إلى عدم الأمان أو التردد أو السلبية في الرسالة، مثل “هل برأيك من الممكن..” أو “أكره أن أزعجك ولكن..” وهكذا.. ستمتلئ الرسالة بعبارات إضافية لن تزوّد رسالتك إلّا بعدم الثقة والخوف، وستقوّض الموضوع الرئيسي الذي تحاول إيضاحه، عدا عن أنها ستُظهر أنك تتوسل له، ولست على قدم المساواة معه.

أكره أن أزعجك ولكن.. I hate to bother you, but

وكأنك تخبره أنه يمتلك كل السلطة والقوة في علاقتكما، وكأنه يحكمك. حتى لو كان الشخص مديرك، زميلك الأكبر منك، أو الأقدم منك في العمل، فهذا لا يعني أن يستعبدك، أبدًا. يمكنك بكل بساطة وثقة أن تكتب له: “عندما يكون لديك وقت، أود أن تعطيني رأيك في..”.

آمل أن يكون ذلك جيدًا I hope that’s OK

ليس لمجرد مساعدة زميل لك، أصبح من الواجب أن تتخلى عن ثقتك بنفسك وسلطتك في المحادثة. تعبّر هذه العبارة عن ضعف في الرأي، وإحساس الطرف الآخر وكأنه ذو الرأي الصائب دائمًا

يمكنك بدلًا من ذلك أن تكتب له: “شكرًا على مساعدتك” أو “أقدر اهتمامك..”.

اقرا المزيد:كيف يمكن أن تستثمر في صوتك مع منصّة Veritone لاستنساخ الأصوات