اجعل بريدك يعمل لصالحك .. ثلاث خطوات لتحقق ذلك

كلنا يملك هذا الشيء الذي يُدعى البريد الإلكتروني، سواء كنت مستقلًا أو مؤسس شركة، أو موظف، بمجال الأعمال الكل يمتلك واحدًا. البعض يستقبل ما لا يقل عن 30 بريدًا في اليوم أو ربما أكثر من ذلك.

كم الوقت والضغط الذي يسببه البريد كفيل بأن يجعلك تتنحى عن المهمة الرئيسية وهي العمل وتبدأ بقراءة الرسائل واحدة تلو الواحدة ترد على هذه وتؤرشف تلك، إذا كنت من هؤلاء فهذه ثلاث خطوات ستجعل بريدك يعمل لصالحك.

مرة واحدة تكفي لتفقُد البريد يوميًا

تفقُد البريد بمعدل ثابت طريقة رائعة لتدير بريدك ولا تتفاجأ بنهاية الأسبوع بكمّ هائل من الرسائل قد يستغرق اليوم كله في التعامل معها.

لكن مع ذلك فإن هذا المعدل الثابت يبقى سلاح ذو حدين، فالتشتت والضغط الناتج عن تفقد البريد كل ساعة قد يهبط بمعدلات إنتاجياتك لمستويات كارثية. فدقيقة واحدة تقرر فيها أنك ستتفقد البريد ربما تجر بعدها ساعة أو ساعتين، ناهيك عن الوقت الذي ستحتاجه لاستعادة تركيزك مرة أخرى لإنهاء المهمة التي كنت تعمل بها.

من إحدى الاستراتيجيات التي يمكنك أن تتبعها لتفقد البريد هي أن تُثبّت ميعادًا واحدًا باليوم، ربما تقرر أن تتفقده بالصباح، منتصف النهار أو بالليل .. النظريات كثيرة بخصوص هذا الأمر لذا يجب أن تقرر الميعاد الأنسب بالنسبة لك.

بعض تطبيقات وخدمات البريد الإلكتروني تسمح لك باستقبال الرسائل بمواعيد محددة، فإذا لم يُتح لك الأمر فمن المناسب غلق الإشعارات الصوتية والمرئية التي ربما تصلك للرسائل الجديدة.

يمكنك أيضًا أن تُعد رسالة آلية للرد، حتى تخبر المرسل أنك غير متاح بهذا الوقت وأنك ستقرأ الرسالة وترد عليها بالميعاد الذي حددته أنت لنفسك. فلو كان الأمر عاجلًا يمكنه التواصل معك بطريقة أخرى كالاتصال بك مباشرة مثلًا.

إذا كنت تشعر أنك ستضايق بعض الأشخاص كزملائك بالعمل أو رؤسائك، أو أعضاء فريقك فيمكنك أن تخبرهم بطريقة مناسبة أنك فقط متوفر بهذه الأوقات للرد على البريد وأية أمور عاجلة يستحسن أن يتم التواصل معك عبر الهاتف أو تطبيق دردشة فريق العمل.

ستستغرق أقل من دقيقتين .. تعامل معها فورًا

عندما تقرأ الرسائل فقد يستغرق الأمر الساعات، إذا لم تقم به بدرجة ذكية، مبدئيًا يمكنك استخدام “قاعدة الدقيقتين”، ببساطة إذا كانت الرسالة ستستغرق أقل من دقيقتين لقرائتها والرد عليها فيجدر بك القيام بالأمر حالاً. حتى لو لم تكن مهمة. الفكرة في الأمر أن هاتين الدقيقتين هما نفس الوقت الذي ستستغرقه في قرائتها ثم وضعها في مجلد فيما بعد.

للرسائل التي ستأخذ وقتًا أكثر من دقيقتين للقراءة أو الرد يمكنك وضعها في قائمة المهام بتوقيت معين، ربما يساعدك في ذلك الخصائص التي توفرها خدمات البريد مثل (Star – highlight – flag) لتُميّز الرسائل المهمة التي تحتاج الرد عليها في وقت آخر.

نَظِّم صندوق الوارد

يبدو أن الحصول على صندوق وارد نظيف، حلمٌ أجمل من أن يتحقق، لكن مع ذلك يمكنك تنظيم صندوق الوارد بحيث يصبح أسهل في التعامل معه عند التفقد السريع وقراءة عناوين الرسائل. وهذا سيؤثر إيجابًا على الإنتاجية.

الخطوة الأولى وهي استخدام تصنيفات يجعل المهمة سهلة، يمكنك تصنيف الرسائل لثلاث تصنيفات (تحتاج الرد – للمعلومية – مصادر – أرشيف) بهذه الطريقة يمكنك الوصول للرسالة التي تريدها بحسب أهميتها ومتطلباتها من الفعل.

إذا كان الأمر يبدو مثاليًا جدًا فيمكنك استخدام خاصية (أنشئ قاعدة) وهي متوفرة بجميع خدمات البريد مثل جيميل وهوتميل، وهي خاصية فعّالة تسمح لك بإعداد ردود أفعال مناسبة طبقًا لعنوان المُرسل، أو كلمات معينة في الموضوع. وعوامل أخرى حسب ما تحتاجه.

لنشرح مثالًا، فلنفترض أنك تتابع معدل المبيعات يوميًا وتصلك رسالة بريدية إشعارًا بذلك، يمكنك عمل مجلد جديد بالبريد تحت اسم (إشعارات المبيعات). وتُعد قاعدة تقوم بتحويل الرسائل التي تحتوي عناوينها على جملة (احصائيات مبيعات يوم …) لهذا المجلد آليًا.

وهكذا بالنسبة للرسائل الأخرى، المجلدات طريقة جيدة لتصنيف الرسائل والتعامل معها حسب الموضوع أو التصنيف التابعة لها.

عن طريق هذه الخطوات البسيطة تستطيع الحصول على بريد منظم يساعدك على العمل ولا يقوم بتشتيتك، لنراجعها سريعًا

• حدد ميعادًا واحدًا لتفقُد البريد
• استخدم قاعدة الدقيقتين للقراءة والرد على الرسائل.
• نظم صندوق الوارد بحيث يسهل تصفحه.